Términos y condiciones del servicio

Estos términos son un contrato entre HabittaCo y la copropiedad que se registra o usa la plataforma («la copropiedad»): un edificio, un conjunto, un centro comercial u otra persona jurídica de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001, art. 32).

Quien registra la copropiedad o acepta estos términos en su nombre declara que es su administrador o representante legal, o que ella lo autorizó (Ley 675 de 2001, arts. 50 y 51). Se aceptan al marcar la casilla del registro, que queda guardada con la fecha y la hora, o al usar la plataforma. Si no está de acuerdo con ellos, no use HabittaCo.

La política de tratamiento de datos personales hace parte de estos términos. Lo que la copropiedad pacte por escrito con HabittaCo, como un precio negociado, prima sobre ellos en lo que regule.

HabittaCo es un software en la nube (software como servicio) para administrar propiedad horizontal: la facturación y la cartera, la contabilidad, la portería, las PQRS, las reservas, las asambleas y los demás módulos de cada plan, con un portal para cada perfil (administración, contabilidad, consejo, portería, residentes y otros) y la app para residentes, portería y personal. Cada copropiedad entra por su propia dirección (su-conjunto.habittaco.co) y no tiene que instalar nada.

HabittaCo es una herramienta: no administra la copropiedad ni presta servicios de contabilidad, revisoría fiscal o asesoría jurídica. Las decisiones, la información que se registra y el cumplimiento de la Ley 675 de 2001, del reglamento de propiedad horizontal y de las demás normas son de la copropiedad y de sus órganos.

Las mejoras de la plataforma les llegan a todas las copropiedades sin costo adicional. HabittaCo puede cambiar, mejorar o retirar funciones; si retira una función esencial del plan contratado, lo avisa con al menos treinta (30) días de anticipación.

• La copropiedad se registra en línea, en habittaco.co, con sus datos, el plan que elige y la cuenta de su primer administrador. La información debe ser veraz y completa, y mantenerse al día.
• Para activarla, quien la registra confirma su correo con el enlace que le llega, válido por 48 horas (puede pedir otro). Si su correo ya está verificado en HabittaCo, el portal se crea de una vez. Un registro que nadie confirma en siete (7) días se borra y su dirección queda libre.
• La dirección del portal no se puede cambiar después. HabittaCo puede negarse a asignar, o retirar, una dirección que induzca a error o afecte derechos de terceros.
• El administrador da los demás accesos y asigna los roles. Cada cuenta es personal y su contraseña no se comparte; la copropiedad responde por lo que se haga con las cuentas de su equipo. Se recomienda activar el segundo factor de autenticación y avisar de inmediato a [email protected] ante cualquier sospecha de un acceso indebido.

• La prueba gratis dura los días que indica el plan elegido (hasta 30 días) y empieza cuando se confirma el correo de quien registró la copropiedad. No se pide tarjeta de crédito ni otro dato de pago.
• Durante la prueba, la copropiedad usa lo que incluye su plan y puede cambiar de plan.
• La primera cuenta de cobro llega 7 días antes de que termine la prueba y vence el día siguiente a su último día.
• Si la copropiedad no quiere continuar, basta con avisar a [email protected] antes de ese vencimiento: el cobro se anula y la prueba no le cuesta nada.

• Precio. El de cada plan, publicado en habittaco.co, según las unidades privadas de la copropiedad (apartamentos, casas, locales u oficinas; los parqueaderos y depósitos anexos a una unidad no cuentan), o el que se pacte por escrito. El precio de cada periodo se calcula con las unidades registradas cuando se emite su cobro.
• Forma de pago. Mes a mes, por anticipado. La cuenta de cobro de cada periodo llega 7 días antes de que empiece, con su enlace y su PDF, y vence el día en que empieza. Se paga por transferencia, con los datos de la cuenta de cobro.
• IVA. La suscripción está excluida del IVA por ser un servicio de computación en la nube (Estatuto Tributario, art. 476, num. 24): el precio publicado es el que se paga.
• Pago anual. La copropiedad puede pagar el año por anticipado y paga 10 meses por 12, o los que indique su plan. Se elige en Administración → Suscripción, también durante la prueba, y rige desde el próximo cobro. Si sube de plan con el año pagado, paga sólo la diferencia de los meses que faltan; si baja, no hay devolución y el precio menor rige desde la renovación.
• Cambio de plan. Cuando quiera, desde Administración → Suscripción, siempre que la copropiedad quepa en los límites de unidades y de usuarios del plan nuevo. Su precio se aplica a los meses que no han empezado y, durante la prueba, de una vez.
• Cambios de precio. HabittaCo puede cambiar sus precios avisando con al menos treinta (30) días de anticipación. El precio nuevo rige desde el periodo siguiente al aviso y no afecta lo que ya está pagado.
• Falta de pago. Si un cobro no se paga al vencer, la suscripción queda vencida y, pasados 15 días sin pago, los portales se suspenden. Al pagar, se reactivan solos y la información sigue completa.
• Devoluciones. Lo pagado no se devuelve, salvo que HabittaCo termine el contrato sin justa causa, caso en el que devuelve lo pagado por el tiempo que falta, o que la ley disponga otra cosa.
• Aliados. Si la suscripción la paga un aliado de HabittaCo (una administradora o una empresa de seguridad), la copropiedad no recibe cobros de HabittaCo: el pago se rige por lo acordado con el aliado, y lo demás, por estos términos.

La copropiedad se obliga a:

• Registrar información veraz y mantenerla al día: la de la copropiedad, sus unidades y coeficientes, y la de sus propietarios y residentes.
• Usar HabittaCo de forma lícita, conforme a la Ley 675 de 2001, a su reglamento de propiedad horizontal y a las demás normas, y revisar lo que configura y emite: expensas, intereses de mora (Ley 675 de 2001, art. 30), sanciones (art. 59), cuentas de cobro, informes y estados financieros.
• Como responsable de los datos personales de sus propietarios, residentes, visitantes y personal: obtener sus autorizaciones, publicar su política de tratamiento y atender sus consultas y reclamos (Ley 1581 de 2012). La plataforma trae la política lista para publicar y le pide la autorización a cada persona antes de entrar a su portal.
• Dar acceso sólo a quien lo necesita, retirarlo cuando alguien deja su cargo o la copropiedad, y cuidar las contraseñas de su equipo.
• Conservar los libros y documentos que la ley le exige, como la contabilidad y las actas (Ley 675 de 2001, art. 51), y descargar o pedir su información antes de terminar el servicio.
• Contratar por su cuenta y con sus condiciones los servicios que conecte a la plataforma: su correo, WhatsApp Business, Telegram, Zoom o Google Meet, su pasarela de pagos, su almacenamiento o su propia inteligencia artificial.
• Pagar la suscripción a tiempo.

La copropiedad no puede intentar vulnerar la seguridad de la plataforma ni acceder a datos de otras copropiedades; copiar, descompilar o hacer ingeniería inversa del software; sobrecargarlo o extraer información con programas automáticos; usarlo para enviar mensajes masivos no solicitados o contenido ilícito; ni revender el servicio sin un acuerdo con HabittaCo.

• La información que la copropiedad registra o genera en HabittaCo es suya. HabittaCo la trata como encargado, sólo para prestarle el servicio y según sus instrucciones, con confidencialidad y en una base de datos propia de la copropiedad; no la vende ni la usa para fines propios. Estos términos y la política de tratamiento de datos hacen las veces del contrato de transmisión de datos personales (Decreto 1377 de 2013, art. 25).
• Mientras usa HabittaCo, la copropiedad puede descargar sus informes contables, su cartera y sus demás reportes en Excel, y sus documentos en PDF. También puede llevar sus archivos (fotos, soportes y documentos) a su propio almacenamiento en OneDrive, Google Drive o Dropbox; después de copiarlos, HabittaCo conserva su copia 30 días como respaldo y luego la borra.
• Al terminar el servicio, los portales se suspenden y HabittaCo conserva la información de la copropiedad durante noventa (90) días, contados desde ese día. En ese plazo, la copropiedad puede reactivar el servicio escribiendo a [email protected]: los portales vuelven con toda su información.
• A los sesenta (60) y a los ochenta y cinco (85) días, HabittaCo les envía por correo a los administradores de la copropiedad un enlace para descargar, sin costo y sin iniciar sesión, una copia completa de su información: la base de datos, en un archivo de respaldo estándar de PostgreSQL, y los archivos que guarda en el almacenamiento de HabittaCo, en su formato original, con las instrucciones para restaurarla. El enlace sirve hasta el día de la supresión y cada descarga queda registrada. Dentro del plazo, la copropiedad también puede pedir la copia a [email protected], y HabittaCo se la envía con el mismo enlace, sin costo, a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
• Desde el día noventa (90), y después de que una persona de HabittaCo lo confirma, HabittaCo suprime la base de datos de la copropiedad, sus archivos en el almacenamiento de HabittaCo, las copias completas que generó y las cuentas de usuario de las personas que sólo usaban HabittaCo en esa copropiedad; las copias de seguridad, que se conservan treinta (30) días, desaparecen con ellas. Los archivos que la copropiedad llevó a su propio almacenamiento son suyos y HabittaCo no los toca. HabittaCo sólo conserva lo que la ley le exige, como sus propias cuentas de cobro y sus pagos, con el nombre de la copropiedad a la que corresponden.
• Si la copropiedad cambia de aliado o pasa a pagar directamente, conserva toda su información.
• HabittaCo puede usar estadísticas de uso de la plataforma que no identifican a la copropiedad ni a ninguna persona para mejorar el servicio.

• HabittaCo hace esfuerzos razonables para que la plataforma funcione todos los días, a toda hora, y para resolver pronto las fallas, pero no garantiza un servicio sin interrupciones.
• Los mantenimientos programados que afectan el servicio se avisan con anticipación y se hacen, en lo posible, fuera del horario laboral.
• El soporte atiende en [email protected] y en «Pedir ayuda a soporte», dentro de los portales, en días hábiles en Colombia. Los residentes le preguntan a la administración de su copropiedad con una PQRS.
• La plataforma depende de proveedores como Amazon Web Services y Cloudflare, y de internet. HabittaCo no responde por las fallas que estén fuera de su control razonable, como la fuerza mayor o el caso fortuito (Código Civil, art. 64).

• El software, la marca HabittaCo, los logos, los diseños, las guías y los videos son de HabittaCo o de sus licenciantes, y están protegidos por las normas de derecho de autor y de propiedad industrial (Ley 23 de 1982 y Decisiones Andinas 351 de 1993 y 486 de 2000).
• Mientras la suscripción esté vigente, HabittaCo le concede a la copropiedad una licencia de uso no exclusiva e intransferible para administrarse con la plataforma, sin transferirle ningún otro derecho.
• La copropiedad conserva sus derechos sobre su información, su logo y sus documentos, y autoriza a HabittaCo a guardarlos y mostrarlos en su portal sólo para prestarle el servicio.
• HabittaCo puede usar libremente las sugerencias que reciba para mejorar la plataforma.

• HabittaCo responde por prestar el servicio con diligencia y conforme a estos términos.
• HabittaCo no responde por las decisiones de la copropiedad o de sus órganos, por la información incorrecta que se registre, por el uso indebido de las cuentas de su equipo ni por los servicios de terceros que la copropiedad conecte.
• Salvo dolo o culpa grave, HabittaCo no responde por daños indirectos ni por lucro cesante, y su responsabilidad total por cualquier reclamación se limita a lo que la copropiedad le pagó en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina.
• La prueba gratis y el conjunto de demostración se ofrecen tal como están, para conocer la plataforma.
• Nada en estos términos limita los derechos que la ley reconoce sin posibilidad de renuncia, como los de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y los de la Ley 1581 de 2012, cuando apliquen.

• Por la copropiedad. Puede terminar cuando quiera, sin cláusula de permanencia ni penalidad, escribiendo a [email protected] desde el correo de uno de sus administradores. Sigue usando HabittaCo hasta el final del periodo pagado y después los portales se suspenden.
• Suspensión por HabittaCo. Por falta de pago, como dice la sección 5, o de inmediato si hace falta para proteger la plataforma, a otras copropiedades o a terceros frente a un uso ilícito o un riesgo de seguridad. HabittaCo les avisa a los administradores y les explica el motivo.
• Terminación por HabittaCo. Por un incumplimiento grave de estos términos que la copropiedad no corrija dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al aviso, o sin justa causa, avisando con al menos treinta (30) días de anticipación y devolviendo lo pagado por el tiempo que falta.
• Al terminar, la información de la copropiedad se entrega y se suprime como dice la sección 7.

HabittaCo puede actualizar estos términos. Los cambios que afecten los derechos o las obligaciones de la copropiedad se avisan por correo a sus administradores y en esta página con al menos treinta (30) días de anticipación; si la copropiedad no está de acuerdo, puede terminar antes de que rijan, sin penalidad. Seguir usando HabittaCo después de esa fecha significa aceptarlos. Los ajustes de redacción que no cambian derechos ni obligaciones se publican con una nueva versión.

Esta es la versión 1.0 de los términos, vigente desde el 22 de octubre de 2026.

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las diferencias se intentan resolver primero de forma directa, durante los treinta (30) días siguientes a que una parte se las comunique por escrito a la otra; si no se resuelven, las deciden los jueces competentes de la República de Colombia, sin perjuicio de las acciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando procedan.

Las comunicaciones de HabittaCo les llegan a los administradores de la copropiedad al correo de su cuenta y a la campana de los portales; las de la copropiedad, a [email protected].

Nombre

HabittaCo

Correo

[email protected]

Sitio web

habittaco.co