Política de tratamiento de datos personales

HabittaCo es responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes y contactos, y encargado del tratamiento de los datos que las copropiedades registran en la plataforma (vea la sección 2).

Nombre

HabittaCo

Correo

[email protected]

Sitio web

habittaco.co

Las consultas, los reclamos y las solicitudes sobre datos personales los atiende el equipo de soporte de HabittaCo en [email protected].

La ley distingue dos papeles: el responsable decide para qué y cómo se tratan los datos, y el encargado los trata por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones (Ley 1581 de 2012, art. 3). HabittaCo cumple los dos, según de quién sean los datos:

• Como responsable, trata los datos de sus clientes y contactos: quienes registran una copropiedad, los administradores y representantes de las copropiedades que usan el servicio, los aliados (administradoras y empresas de seguridad) y las personas de su equipo, quienes escriben a soporte y quienes visitan habittaco.co o recorren el conjunto de demostración.
• Como encargado, trata los datos de los propietarios, residentes, arrendatarios, visitantes, trabajadores, contratistas y proveedores que cada copropiedad registra en su portal. La responsable de esos datos es la copropiedad: ella define para qué se usan, pide las autorizaciones y publica su propia política de tratamiento en la dirección de su portal, terminada en /datos-personales (por ejemplo, su-conjunto.habittaco.co/datos-personales).

Las secciones 3, 4 y 7 se refieren a los datos que HabittaCo trata como responsable. La sección 5 explica lo que hace con los datos de las copropiedades.

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, cargo o relación con la copropiedad o con el aliado, y los datos de la copropiedad o de la empresa (nombre o razón social, NIT, ciudad y dirección).
• Cuenta: el correo con el que ingresa, la contraseña (guardada cifrada, de forma que nadie la puede leer), el segundo factor de autenticación si lo activa, y la fecha y la hora en que aceptó los términos del servicio y esta política.
• Suscripción y pagos: el plan, las cuentas de cobro, los pagos y sus soportes. Si paga en línea, el pago lo procesa la pasarela Wompi: HabittaCo no recibe ni guarda los datos de su tarjeta o de su cuenta bancaria.
• Soporte: las solicitudes de ayuda y los correos que envía, con el portal y la pantalla desde donde pregunta.
• Datos técnicos: la dirección IP, el navegador y el dispositivo, las fechas y horas de ingreso, y los registros de seguridad y de errores.

HabittaCo no les pide datos sensibles a sus clientes y contactos.

HabittaCo trata los datos de sus clientes y contactos para:

• Registrar la copropiedad, verificar el correo de quien la registra y crear su portal.
• Prestar el servicio: dar acceso a los portales y a la app, guardar la información y mantener la plataforma funcionando.
• Atender las solicitudes de soporte y enseñar a usar la plataforma.
• Emitir las cuentas de cobro de la suscripción, recibir los pagos y avisar de vencimientos, suspensiones y reactivaciones.
• Gestionar la relación con los aliados: sus conjuntos, su equipo, sus cobros y sus comisiones.
• Enviar avisos del servicio: cambios en la plataforma, en los precios o en estos documentos, mantenimientos e incidentes de seguridad.
• Proteger la plataforma: prevenir fraudes y accesos indebidos y conservar los registros de seguridad.
• Cumplir sus obligaciones legales, contables y tributarias, y atender los requerimientos de las autoridades competentes.
• Mejorar el servicio con estadísticas de uso que no identifican a nadie.

Si HabittaCo necesita usar los datos para otra finalidad, se lo informará antes y, cuando la ley lo exija, le pedirá una nueva autorización. HabittaCo no vende datos personales ni los usa para publicidad.

Cuando una copropiedad usa HabittaCo, su administración registra en la plataforma los datos de propietarios, residentes, visitantes, trabajadores y proveedores: para el registro de propietarios y residentes que exige la Ley 675 de 2001 (art. 51), las cuentas de cobro y los pagos, la portería, las reservas, las PQRS, las asambleas y los demás módulos que tenga encendidos. Frente a esos datos, HabittaCo es encargado del tratamiento:

• Los trata sólo para prestarle el servicio a la copropiedad y según sus instrucciones: no los usa para fines propios, no los vende y no los comparte con otras copropiedades.
• Cada copropiedad tiene su propia base de datos, separada de las demás.
• El personal de HabittaCo sólo accede a ellos cuando hace falta para dar soporte, mantener la plataforma o cumplir la orden de una autoridad, y guarda confidencialidad.
• Cumple los deberes que la ley les impone a los encargados (Ley 1581 de 2012, art. 18): entre otros, guardar los datos con seguridad, tramitar las consultas y los reclamos que le lleguen e informar los incidentes de seguridad.
• Al terminar el servicio, devuelve y suprime los datos como dicen los términos del servicio.

Si usted es residente, propietario o visitante, o trabaja en una copropiedad

Para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, diríjase a la administración de su copropiedad, que es la responsable. En el portal de residentes, en Mis datos, puede actualizar sus datos de contacto, ver la política de su copropiedad, revocar la autorización de datos sensibles y radicar una consulta o un reclamo sobre sus datos.

Si le escribe a HabittaCo sobre esos datos, HabittaCo le traslada la solicitud a la copropiedad en máximo dos (2) días hábiles, se lo informa a usted (Ley 1581 de 2012, art. 15) y le ayuda a la copropiedad a responderle en los plazos de ley.

Son sensibles los datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los de la salud y los biométricos (Ley 1581 de 2012, art. 5). Nadie está obligado a autorizar su tratamiento y ninguna actividad se condiciona a que se entreguen (Decreto 1377 de 2013, art. 6).

HabittaCo no les pide datos sensibles a sus clientes. En las copropiedades, la plataforma trata dos clases de datos sensibles, sólo con la autorización expresa y facultativa de su titular:

• La foto en la portería. Se toma sólo si la copropiedad encendió las fotos y la persona la autoriza; sin esa autorización no se guarda. La autorización se puede revocar.
• El registro de las personas que necesitan apoyo para evacuar en una emergencia, que puede revelar datos de salud o de discapacidad. Es voluntario: lo hace la misma persona desde su portal, y sólo lo ven quienes atienden las emergencias en la copropiedad.
• El censo de quienes viven en cada unidad, para contar a cada persona en una evacuación: el nombre, si es adulto, menor de edad o adulto mayor y, si la persona lo autoriza, si tiene movilidad reducida, qué apoyo necesita para evacuar y quién la cuida. Lo llena la unidad desde su portal o la app (la administración lo puede completar). La movilidad, el apoyo y el cuidador los ve siempre el responsable del SG-SST y, sólo mientras hay una alerta abierta, la portería y la brigada de emergencias; cada consulta queda en la bitácora. Durante una alerta también se cuentan los visitantes que siguen adentro, el personal en turno y los contratistas del día, y el conteo queda como registro del SG-SST. Quitar a una persona del censo suprime sus datos.

Los servicios de HabittaCo no están dirigidos a niños, niñas ni adolescentes, y HabittaCo no les pide datos. En el portal de una copropiedad puede haber datos de menores, por ejemplo en el registro de residentes: la copropiedad los trata respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y teniendo en cuenta su opinión según su madurez (Ley 1581 de 2012, art. 7; Decreto 1377 de 2013, art. 12).

HabittaCo pide la autorización previa, expresa e informada de los titulares (Ley 1581 de 2012, art. 9) por medios que permiten guardar la prueba (Decreto 1377 de 2013, art. 7). Por ejemplo, quien registra una copropiedad la da con la casilla de aceptación del registro, que queda guardada con la fecha y la hora.

No se necesita autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: la información que pida una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, los datos de naturaleza pública, los casos de urgencia médica o sanitaria, el tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y los datos del registro civil de las personas.

Las autorizaciones de los residentes, visitantes y personal de cada copropiedad las pide la copropiedad. Cuando publica su política, la plataforma le pide a cada persona autorizarla antes de entrar a su portal o a la app, y guarda la prueba.

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a (Ley 1581 de 2012, art. 8):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos, también cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Pedir la prueba de la autorización que dio, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, si lo pide, del uso que se les ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de consulta o de reclamo (Ley 1581 de 2012, art. 16).
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (Decreto 1377 de 2013, art. 9).
• Acceder gratis a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial (Decreto 1377 de 2013, art. 21).

Estos derechos los pueden ejercer usted, acreditando su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro. Los de los niños, niñas y adolescentes, las personas facultadas para representarlos (Decreto 1377 de 2013, art. 20).

Escriba a [email protected] desde el correo con el que se relaciona con HabittaCo o, si es otro, diga cómo verificar su identidad. Indique quién es, qué pide y a qué correo o dirección se le responde. Atender su solicitud no tiene costo.

Consultas

Para conocer los datos que HabittaCo tiene de usted. Se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se le informa el motivo y la nueva fecha, que no supera cinco (5) días hábiles más (Ley 1581 de 2012, art. 14).

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o advertir un incumplimiento de la ley (Ley 1581 de 2012, art. 15):

• Incluya su identificación, la descripción de los hechos, la dirección o el correo para responderle y los documentos que quiera hacer valer.
• Si el reclamo está incompleto, se le pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entiende que desistió.
• Con el reclamo completo, sus datos se marcan con la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en máximo dos (2) días hábiles, hasta que se resuelva.
• Se responde en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; si no es posible, se le informa el motivo y la nueva fecha, que no supera ocho (8) días hábiles más.

Si el reclamo es sobre datos de una copropiedad, se le traslada a ella como dice la sección 5. Después de agotar este trámite puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

HabittaCo se apoya en proveedores que, como encargados, tratan datos por su cuenta y siguiendo sus instrucciones. Entregarles datos con ese fin es una transmisión (Decreto 1377 de 2013, arts. 3 y 24), y HabittaCo la hace con contratos que los obligan a tratarlos sólo para prestar su servicio, con confidencialidad y medidas de seguridad (Decreto 1377 de 2013, art. 25). Cuando el proveedor está fuera de Colombia, la transmisión es internacional:

• Amazon Web Services, Inc. (Estados Unidos): los servidores, las bases de datos, los archivos y las copias de seguridad, en su región del norte de Virginia.
• Amazon Simple Email Service, de Amazon Web Services (Estados Unidos): el envío de los correos de la plataforma, como la verificación del registro y las cuentas de cobro, y los avisos de las copropiedades que no conectan su propio correo.
• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos, con una red de servidores en varios países): la dirección del sitio, la conexión cifrada y la protección contra ataques; por su red pasan las visitas a habittaco.co y a los portales.
• Anthropic, PBC (Estados Unidos), la inteligencia artificial de HabittaCo, sólo cuando una copropiedad la usa: para leer sus soportes contables y para las demás ayudas de sus administradores o contadores (el asistente contable, la explicación de un comprobante, el resumen de la cartera y las sugerencias de la conciliación bancaria), siempre que la copropiedad lo haya autorizado expresamente (puede retirar la autorización); a la inteligencia artificial van sólo los datos que la tarea necesita. Al asistente de la ayuda van la pregunta, con los correos, documentos, teléfonos y placas tapados, y los textos de la guía, nunca los datos de la copropiedad ni quién pregunta. Si la copropiedad conecta su propia cuenta de inteligencia artificial, ese proveedor lo contrata ella.
• Google Firebase Cloud Messaging, de Google LLC (Estados Unidos): las notificaciones de la app; recibe el identificador del celular para notificaciones y el título y el texto de cada aviso.
• Wompi (Colombia): el pago en línea de la suscripción, cuando se paga así.

Estados Unidos está entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos personales (Circular Externa 005 de 2017).

Los servicios que una copropiedad conecta por su cuenta (su correo de Microsoft 365 o Google Workspace, WhatsApp Business, Telegram, Zoom o Google Meet, su almacenamiento en OneDrive, Google Drive o Dropbox, su propia inteligencia artificial o la pasarela de pagos de sus residentes) los contrata ella y responde por ellos según su política.

HabittaCo no hace transferencias de datos personales, es decir, no se los entrega a otro responsable para que los use con sus propios fines, salvo con la autorización del titular, cuando la ley lo permita o por orden de una autoridad competente (Ley 1581 de 2012, art. 13).

La app HabittaCo para Android lleva al celular los portales de residentes, portería y personal. Así usa sus datos:

• Ingreso: usted entra con la cuenta que le da su copropiedad. La app guarda la sesión cifrada en el celular, para no pedirle la contraseña cada vez.
• Cámara, fotos y archivos: sólo cuando usted los usa, para tomar o adjuntar una foto o un documento (por ejemplo, en una PQRS, en la portería o en un incidente) o para leer un código QR.
• Datos guardados en el celular: una copia de lo que consulta y los envíos pendientes, para seguir trabajando sin conexión. Se borran al desinstalar la app.
• Notificaciones: si las permite, recibe los avisos de su copropiedad por Firebase Cloud Messaging (sección 10).

La app no usa su ubicación ni sus contactos, no muestra publicidad y no vende sus datos. Lo que usted registra en ella es de su copropiedad; para pedir que se supriman sus datos o que se cierre su cuenta, vea la sección 15.

habittaco.co y los portales usan sólo lo necesario para funcionar, sin cookies de publicidad ni de analítica de terceros:

• Cookies de sesión y de seguridad: mantienen su sesión iniciada mientras usa la plataforma y protegen los formularios contra solicitudes falsificadas. Si al ingresar pide que lo recuerden, una cookie mantiene la sesión abierta en ese navegador.
• Almacenamiento del navegador: la portada recuerda si marcó «No volver a mostrar» en el video de presentación (habittaco.presentacion) y, mientras dura la visita, que ya lo vio; los portales recuerdan preferencias como el tema claro u oscuro. Esto se queda en su navegador y no se le envía a HabittaCo.
• Cloudflare puede usar cookies técnicas para distinguir a las personas de los programas automáticos y proteger el sitio.

Puede borrar las cookies y el almacenamiento desde la configuración de su navegador; sin las cookies de sesión no podrá iniciar sesión.

HabittaCo protege los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas (Ley 1581 de 2012, art. 4, principio de seguridad), entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre su navegador o la app y la plataforma.
• Una base de datos separada para cada copropiedad.
• Contraseñas guardadas con cifrado de una sola vía, y las llaves y credenciales de los servicios conectados, cifradas.
• Acceso por perfiles, de modo que cada persona entra sólo a lo que su rol le permite; bloqueo temporal después de varios intentos fallidos de ingreso; y segundo factor de autenticación opcional.
• Bitácora de los cambios en cada copropiedad.
• Copias de seguridad diarias, que se conservan treinta (30) días.
• Acceso restringido del personal de HabittaCo, con deber de confidencialidad.

Si ocurre un incidente de seguridad que ponga en riesgo datos personales, HabittaCo lo informa a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las copropiedades afectadas, para que les avisen a sus titulares (Ley 1581 de 2012, arts. 17 y 18).

• Los datos de los clientes y contactos se conservan mientras dure la relación con HabittaCo y, después, el tiempo que exija la ley: los soportes contables y de la facturación de la suscripción, diez (10) años (Código de Comercio, art. 60; Ley 962 de 2005, art. 28).
• Un registro en línea que nadie confirma se borra a los siete (7) días, junto con la cuenta que se creó con él.
• Lo que se escribe en el conjunto de demostración lo pueden ver otros visitantes y se borra cuando el demo se restablece, normalmente cada noche: no escriba allí datos reales.
• Los registros de errores de la aplicación se borran a los catorce (14) días, y las copias de seguridad, a los treinta (30) días.
• Los datos de cada copropiedad se conservan mientras use HabittaCo y, al terminar el servicio, noventa (90) días más: a los sesenta (60) y a los ochenta y cinco (85) días, sus administradores reciben por correo el enlace para descargar la copia completa. Desde el día noventa (90), y después de que una persona de HabittaCo lo confirma, se suprimen su base de datos, sus archivos en el almacenamiento de HabittaCo, esas copias y las cuentas de las personas que sólo usaban HabittaCo en esa copropiedad, como dicen los términos del servicio.

Las bases de datos de HabittaCo estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades de esta política.

Usted puede pedir en cualquier momento que se supriman sus datos o que se cierre su cuenta, también si usa la app HabittaCo.

Si es cliente de HabittaCo

Si administra una copropiedad, es parte de un aliado o registró una copropiedad, escriba a [email protected] desde el correo de su cuenta y pida el cierre de la cuenta o la supresión de sus datos. Se atiende como un reclamo, en máximo quince (15) días hábiles. Si usted es el único administrador de una copropiedad que sigue usando HabittaCo, primero se acuerda quién lo reemplaza o se termina el servicio, como dicen los términos del servicio.

Si es residente, propietario o visitante, o trabaja en una copropiedad

Sus datos son de su copropiedad: pídale la supresión o el retiro de su acceso a la administración, desde el portal de residentes (en Mis datos) o con una PQRS desde el portal o la app. También puede escribir a [email protected]: HabittaCo le traslada la solicitud a la copropiedad en máximo dos (2) días hábiles y se lo informa.

Qué se borra y qué se conserva

Se suprimen su cuenta y sus datos personales, salvo los que deban conservarse por un deber legal o contractual (por ejemplo, los soportes contables de los pagos, las actas de asamblea o el registro de propietarios de la copropiedad), que se guardan sólo el tiempo que la ley exige (Decreto 1377 de 2013, art. 9). Lo suprimido sale de las copias de seguridad cuando éstas vencen, a los treinta (30) días. Desinstalar la app borra lo que guardaba en el celular, pero no cierra su cuenta.

Esta es la versión 1.0 de la política, vigente desde el 22 de octubre de 2026.

Si la política cambia de forma sustancial (por ejemplo, en el responsable, en las finalidades o en los datos que se tratan), HabittaCo lo informa antes de aplicar los cambios, por correo a sus clientes y en esta página, y pide una nueva autorización cuando la ley lo exige (Decreto 1377 de 2013, arts. 5 y 13). Los ajustes menores se publican aquí con una nueva versión.